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Descubra em que atividades você está perdendo tempo no trabalho

Muita gente chega ao final do dia com a sensação de que não conseguiu fazer nada no trabalho. Outras pessoas sentem que fizeram muito, mas ainda há uma lista enorme que ficou para o dia seguinte. A dificuldade para gerenciar o tempo disponível pode ser uma das causas dessas impressões.

Segundo o coaching de performance Cláudio D’Amico, em tempos de crise as empresas costumam exigir mais desempenho de seus funcionários, ao mesmo tempo em que delegam a eles mais atividades. O segredo está, então, em conseguir trabalhar melhor, sem ter de fazer hora extra.

– Em crise, todos tentam fazer mais com menos. Com ferramentas de gestão de tempo, é possível economizar as horas e melhorar a performance.

Falta de clareza quanto ao que precisa ser feito e dificuldade de priorizaçãosão alguns dos "ladrões de horas" pesquisados por D’Amico. Uma das dicas é não ter medo de perguntar o que não sabe ou o que tem dúvida ao chefe. Alinhae expectativas economiza tempo gasto em atividades desnecessárias ou feitas com esmero excessivo.

O coach destaca, também, que o profissional não deve temer a reação dos colegas quando se negar a fazer coisas por eles. "Vai achar que não gosto dele" ou "vou parecer preguiço" são pensamentos que devem ser deixados de lado.

– Não precisa ser rude. Você pode dizer que está ocupado naquele momento e estará livre em tal hora – ensina.

1 - Falta de Concentração

- A principal perda de produtividade vem do retrabalho, já que a pessoa se ditrai e precisa reencontrar o "fio da meada".

- Quem tende a se distrair com e-mails e outras atividades online precisa se disciplinar. A dica é determinar certas horas para olhar as mensagens ou notícias, por exemplo, e resisitir à tentação mesmo que veja uma notificação.

- Quem se distrai com o movimento pode optar por virar a mesa para a parede, evitando que as mudanças no entorno fiquem no campo de visão. O uso de fones de ouvido também pode ajudar, se for permitido.

2 - Rigidez x flexibilidade

- O hábito de planejar o dia leva a perda produtividade quando contratempos atrapalham a agenda.

3 - Objetividade e autodisciplina

- Saber o que precisa ser feito e guiar-se por essas metas é o segredo. O ideal é ter uma lista de coisas a fazer.

- Quem não consegue dar conta precisa reavaliar se as tarefas são, mesmo, factíveis em um único dia. Às vezes, é melhor colocar menos metas para o dia, e se sentir realizado ao executar todas as tarefas, em vez de colocar muitas e ficar frustrado por não conseguir.

4 - Gestão centralizadora

- Problema da classe de gestores, é muito comum em funcionários que promovidos após reconhecimento ao ótimo trabalho. Eles tendem a não confiar que os colegas podem desempenhar tão bem, tomando para si funções operacionais que não deveriam mais exercer.

- Líderes devem lembrar que têm funções estratégicas, e não operacionais. Aqueles que não se portam orientados dessa forma tendem a ser demitidos.

- O segredo é investir o tempo necessário para ensinar os outros a fazer tão bem quanto se espera, e dentro do prazo.

5 - Prioridades estabelecidas

- É preciso clareza sobre o que deve ser feito primeiro. O que é indevidamente relegado a segundo plano acaba virando urgente quando os prazos não são cumpridos.

- Quem não consegue saber o que merece mais atenção deve checar com o gestor.

- É importante não ter medo de perguntar, pois o retrabalho é pior.

- O gestor, por sua vez, deve explicar que critérios de priorização usa. Assim, no futuro, o funcionário conseguirá determinar, por si mesmo,o que deve ser feito primeiro.

6 - Saber dizer "não"

- Pessoas muito prestativas acabam ajudando os outros e deixando o próprio trabalho atrasar.

- Uma dica é, quando ajudar alguém, ensinar a pessoa, para que na próxima ocasião ela possa fazer sozinha.

- É preciso também pesar o que é prioridade: a ajuda ou o próprio trabalho. Às vezes, dizer a que horas poderá ajudar já resolve – até lá, pode ser que ela já tenha encontrado outra solução.

7 - Excesso de perfeccionismo

- O perfeccionista deseja fazer sempre o melhor, mas deve se perguntar: "este é o melhor para mim ou para quem vai receber o material?"

- Em geral, o pecado do perfeccionista é dedicar-se demais a certas atividades que não são necessárias. Por exemplo, fazer uma apresentação ou relatório quando o que foi solicitado são apenas os números finais.

- Fazer algo ótimo, mas que não está alinhado com a expectativa de quem vai receber ou usar, frequentemente leva a um sentimento de frustação.

- A dica para alinhar a expectativa é conversar com o cliente. Por exemplo: "você quer só os números finais ou um relatório completo, com gráficos, para apresentação?"

Fonte: Zero Horas

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