Como evitar o descontrole no uso de emails nas empresas

Hoje em dia a dependência do uso de email nas organizações é total. Outros tipos de comunicação, inclusive a verbal, ficam num segundo plano. Tudo é centralizado pelo email. “Manda pra mim por email”, “não tive tempo de abrir os emails ainda”, “não recebi este email me envia novamente”, são algumas das frases que corriqueiramente ouvimos no ambiente profissional. Dezenas ou centenas de emails chegam todos os dias em nossas caixas de entrada. E outras dezenas tem que ser escritas ou respondidas. Encontramos-nos totalmente viciados e dependentes dessa forma de comunicação. Interrompemos nosso trabalho para checar os emails a todo instante, seja no desktop, no notebook, no tablet ou no smartphone, esteja onde estivermos.

Temos o email da empresa, o email pessoal, e em alguns casos outros emails adicionais para outros propósitos. Você já parou pra pensar quanto tempo você gasta por dia limpando, respondendo ou escrevendo emails. Pare para refletir quantos emails de fato são destinados única e exclusivamente para você.

Se tivéssemos uma disciplina em enviar somente para quem deveria responder, e no máximo copiar uma pessoa para ciência se fosse o caso, teríamos mais precisão nas informações trocadas, evitando que inúmeros outros que normalmente são copiados gastassem seu tempo com leituras e respostas que não se aplicam a eles. Na maioria dos casos trata-se de informação desperdiçada.

Agora, imagine a quantidade de emails com informações redundantes que circulam dentro da sua empresa todos os dias, e o quanto  são de fato relevantes para a empresa e que poderiam ser reutilizadas em outras situações. Saber separar o que é relevante como um todo é um desafio para os novos gestores de informações, de negócios, de administração, de finanças, de marketing, de operações e de todas as áreas da empresa.

Informação é um dos maiores ativos da empresa. Da mesma forma que nos últimos 20 anos estivemos preocupados com as informações de produtos e clientes onde pudemos organiza-las através de sistemas ERPs e CRMs, chegou o momento de valorizarmos a enormidade de informações que circulam em nossas organizações, principalmente aquelas que navegam a todo instante por emails.

Para resolver ou ao menos minimizar o descontrole no uso de emails nas empresas é importante repensar alguns processos, resgatá-los e modernizá-los. Confira algumas dicas para diminuir o uso de email em sua empresa:

1. Incentive a conversa olho no olho, principalmente quando estiverem em ambientes próximos um do outro;

2. Ative um sistema de mensageria interna na empresa, onde  problemas rápidos poderão se resolvidos, ao invés de escrever  emails;

3. Identifique o que é Informação relevante e comece a preparar uma base de conhecimento para a sua empresa;

4. Informações como descrição de processos, funções, planos, campanhas, dentre outros inúmeros assuntos  que são requisitadas  a todo instante,  se estiverem documentadas em sua base de conhecimento serão facilmente  acessadas;

5. Implemente uma Rede Empresarial para o seu negócio, e mantenha todos os seus colaboradores conectados, permitindo consultas rápidas e simples a sua própria base de conhecimento;

6. Reavalie continuamente este processo;

Com essas simples atitudes você observará uma redução progressiva no uso de emails, e consequentemente uma maior valorização interna das informações relevantes em sua organização.

Fonte: HBR Brasil